Trung tâm hỗ trợ chiến lược doanh nghiệp – SACEN Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về hệ thống doanh nghiệp và sản phẩm.

Việc xây dựng CSDL của các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang được thực hiện nhập liệu theo phương pháp thủ công. Điều này mang lại hiệu quả chưa cao, chứa nhiều rủi ro sai sót. Quy trình thực hiện còn gặp nhiều khó khăn trong việc thống nhất và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, dẫn đến tình trạng chia cắt thông tin giữa các bộ phận và khó khăn trong công tác quản lý, xây dựng tài liệu. Tài liệu không được lưu thông xuyên suốt cũng làm giảm khả năng tương tác giữa các nhân viên và bộ phận trong tổ chức. 

Theo thống kê của Bộ Công Thương, 90% thông tin tài liệu quan trọng trong bộ CSDL của doanh nghiệp đang được lưu trữ theo phương pháp truyền thống. Điều này đang gây trở ngại trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu, dẫn tới việc ảnh hưởng tới kết quả công việc; khó cập nhật vào trong CSDL điện tử. Mặt khác, tài liệu giấy cũng có nguy cơ bị hư hỏng do nhiều yếu tố khách quan như ẩm mốc, nhiệt độ, mối,….

Trong cuộc sống hằng ngày chắc hẳn bạn có sử dụng qua các hệ thống CSDL nhưng bạn lại không biết. Chẳng hạn hằng ngày bạn vào đọc bài tin tức từ các trang báo, ở mỗi trang họ có dùng một hệ thống lưu trữ dữ liệu và khi bạn vào xem hệ thống sẽ trả dữ liệu về màn hình trình duyệt cho bạn xem. Rõ ràng bạn có thể truy cập một lúc nhiều trang và nhiều người có thể đọc một trang cùng một lúc được, nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu không bị sai lệch.

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.

Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.

Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL)

Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:

• Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.

• Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).

• Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm: (1) Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp. (2) Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. (3) Tổ chức và điều khiển các truy cập. (4) Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm. (5) Quản lí các mô tả dữ liệu.

Trong nghiên cứu thị trường

Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:

• Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ

• Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả

• Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (phần mềm nhắc)

• Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời

• Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn

• Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.

Trong quản trị marketing

Marketing hiện đại cần và cũng tạo ra rất nhiều dữ liệu về khách hàng. Cơ sở dữ liệu tốt cho phép:

• Quản lý thông tin của khách hàng trong “đời thực” thông qua các tương tác của họ trên mạng xã hội

• Lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch

• Làm căn cứ xây dựng chính sách và chiến dịch marketing để thu hút và lôi kéo khách hàng

• Dễ dàng đánh giá hiệu quả của chiến dịch thông qua dữ liệu phản hồi của khác hàng trong từng chiến dịch 

• Cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.

Trong quản lý bán hàng 

Bán hàng sử dụng rất nhiều dữ liệu về khách hàng, cả hiện tại và tương lai. Cơ sở dữ liệu tốt cho phép:

• Quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng

• Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu

• Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền

• Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng

• Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng

• Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh

• Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ trùng lặp dữ liệu.

• Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các công ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có này.

• Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.

Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:

• Đánh giá hiệu quả của các đợt tuyển dụng,

• Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

• Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.

• Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu

• Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống

SACEN - Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Thông Tin Về Hệ Thống Doanh Nghiệp

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, hệ thống Cơ sở Dữ liệu (CSDL) ngày càng trở thành tài sản quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. CSDL ngày nay được xem là thành phần cơ bản nhất trong mọi hệ thống ứng dụng, từ các ứng dụng lõi phục vụ sản xuất, kinh doanh cho đến các ứng dụng trao đổi thông tin, hỗ trợ người dùng, marketing, dịch vụ khách hàng…

• Nhận diện sớm các vấn đề và xử lý kịp thời, quản lý chủ động hệ thống database, đảm bảo tính ổn định và an toàn cho hoạt động của hệ thống database.

• Giảm thời gian ngừng hoạt động database, tăng hiệu suất hoạt động liên tục cho hoạt động kinh doanh, đồng thời tăng lợi nhuận, tăng khả năng cạnh tranh, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí: Không phải tốn quá nhiều chi phí cho các nhân viên quản trị hệ thống cấp cao trong khi vẫn khai thác được những kiến thức, kinh nghiệm từ những kỹ sư của FSI đã từng tư vấn, triển khai, xử lý sự cố trên nhiều hệ thống lớn với độ phức tạp cao.

• Dễ dàng tuân thủ các chính sách, quy định cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống CNTT nói chung và hệ thống CSDL nói riêng. Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh, hội nhập quốc tế, nâng cao vị thế của doanh nghiệp.

Trung tâm hỗ trợ chiến lược doanh nghiệp – SACEN là đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực thông tin, công nghệ thông tin, xúc tiến thương mại, đầu tư, cung ứng nguồn nhân lực, Xuất khẩu lao động, tổ chức sự kiện, quảng bá, quảng cáo, phát hành, in ấn các ấn phẩm, xây dựng thương hiệu, hỗ trợ, tư vấn, huy động vốn đầu tư cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam.

Quý khách hàng cần tư vấn xin hỗ trợ xin liên hệ:

Trung Tâm Hỗ Trợ Chiến Lược Doanh Nghiệp - SACEN

• Địa chỉ Trung Tâm: Số 15F ngõ 189/31 phố Hoàng Hoa Thám - Phường Liễu Giai - Quận Ba Đình - Hà Nội.
• Điện thoại tư vấn: 0983837488